La solution
Assemblées générales et votes
Émargement spécifique aux AG, suivi du quorum en temps réel, gestion des procurations et vote sécurisé. En présentiel, à distance ou en format hybride.
Émargement et quorum en temps réel
L'émargement d'une assemblée générale répond à des exigences spécifiques : feuille de présence horodatée, suivi du quorum, gestion des procurations. Bienvenue Event intègre ces fonctionnalités dans le même flux que le check-in événementiel.
Le taux de présence se met à jour à chaque émargement. Le bureau de l'assemblée sait à tout moment si le quorum est atteint, combien de membres sont présents physiquement et combien participent via procuration.
Quorum automatique
Le taux de présence est calculé en temps réel sur la base des membres émargés et des procurations enregistrées.
Signature horodatée
Chaque participant signe sur tablette. La signature est horodatée et géolocalisée, intégrée au rapport d'émargement.
Feuille de présence conforme
Le rapport d'émargement est exportable en PDF : liste des présents, procurations, horodatage. Un document opposable.
Gestion des procurations
Un membre absent peut déléguer son vote à un autre participant. La procuration est enregistrée dans le back-office avant l'assemblée. Le représentant doit être inscrit dans la liste des participants.
Au moment du vote, les procurations sont automatiquement comptabilisées. Le quorum tient compte des présents physiques, des participants à distance et des porteurs de procuration.
Enregistrement anticipé
Les procurations sont saisies dans le back-office avant le jour J. Le mandataire est associé au mandant dans la liste des participants.
Comptabilisation automatique
Au vote, le mandataire vote pour lui-même et pour les personnes qu'il représente. Le décompte est automatique.
Vote sécurisé
Chaque participant reçoit un lien de vote unique. Les résultats sont instantanés et consultables en temps réel.
Lien unique par SMS ou email
Le lien de vote est envoyé individuellement par SMS ou email. Il est à usage unique et rattaché à l'identité du participant.
Résultats instantanés
Les votes sont comptabilisés en temps réel. Le bureau de l'assemblée consulte les résultats dès la clôture du scrutin.
Présentiel, distanciel ou hybride
Le vote fonctionne pour les participants sur place et à distance. Les résultats sont consolidés dans un seul décompte.
Trois formats pour vos assemblées
Bienvenue Event s'adapte au format de votre assemblée. En présentiel, les participants émargent sur tablette et votent sur place. À distance, ils reçoivent un lien d'émargement par email et votent en ligne. En format hybride, les deux flux sont consolidés en temps réel.
Présentiel
Émargement sur tablette, signature manuscrite, vote par SMS depuis la salle. Le bureau suit le quorum sur le back-office.
Distanciel
L'émargement se fait par lien email. Le participant confirme sa présence en ligne, puis reçoit son lien de vote.
Hybride
Les participants sur place et à distance sont comptabilisés ensemble. Le quorum et les résultats de vote sont consolidés automatiquement.
Pour votre DSI
Les données de vote sont hébergées en France. Le lien de vote est à usage unique et chiffré. La plateforme supporte l'authentification SSO/CAS. Les rapports d'assemblée sont exportables et archivables conformément aux obligations légales.
Questions fréquentes
Comment fonctionne le vote ?
Chaque participant reçoit un lien de vote unique, envoyé par SMS ou par email. Ce lien est à usage unique et rattaché à son identité. Le participant vote en ligne, et les résultats sont comptabilisés en temps réel. Le bureau de l'assemblée consulte les résultats dès la clôture du scrutin.
Comment gérer les procurations ?
Les procurations sont enregistrées dans le back-office avant l'assemblée. Le mandataire (représentant) doit être inscrit dans la liste des participants. Au moment du vote, il vote pour lui-même et pour les personnes qu'il représente. Le décompte est automatique et intégré au calcul du quorum.
Peut-on suivre le quorum en temps réel ?
Le taux de présence se met à jour à chaque émargement, que le participant soit sur place ou à distance. Le back-office affiche en permanence le nombre de présents, le nombre de procurations et le pourcentage du quorum atteint.
L'assemblée peut-elle se tenir en format hybride ?
L'émargement et le vote fonctionnent en présentiel, à distance ou en format hybride. Les participants sur place émargent sur tablette, ceux à distance reçoivent un lien par email. Les deux flux sont consolidés en temps réel dans le même décompte de quorum et de vote.
Comment prouver la tenue de l'assemblée ?
Le rapport d'émargement est horodaté et géolocalisé. Chaque signature manuscrite est enregistrée sur tablette avec date et heure. Le rapport complet (liste des présents, procurations, résultats de vote) est exportable en PDF. Ce document constitue une preuve de la tenue de l'assemblée.
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