La solution
Invitations et inscriptions
Chaque invité reçoit une invitation personnelle, rattachée à son identité. Du carton d'invitation au suivi de réponse, la plateforme gère le cycle complet de communication avec vos invités.
Des invitations à la hauteur de votre image
Le logiciel Bienvenue Event produit des invitations personnalisées au pixel. Chaque détail est paramétrable : typographie, images, disposition, couleurs. Les organisations qui disposent d'un graphiste peuvent intégrer directement leur code HTML.
Le système de templates permet de créer des modèles par type d'événement ou par force invitante. Une réception du maire et un séminaire interne utilisent des chartes différentes, gérées depuis la même plateforme.
Publipostage nominatif
Chaque invitation intègre automatiquement le nom, le prénom et les champs personnalisés de l'invité. Multilingue natif.
Carton d'invitation en pièce jointe
Le carton personnalisé avec le nom de l'invité et son QR code est joint au mail. Un format qui valorise l'événement.
Envoi par email, SMS ou lien web
Diffusion multicanale : email personnalisé, SMS d'information, lien d'inscription pour les événements ouverts.
Vos listes, nettoyées et centralisées
Importez vos fichiers contacts en CSV ou Excel. Le dédoublonnage automatique identifie les entrées en double par nom, prénom et adresse mail. Les adresses invalides sont signalées avec un motif explicite, pas un rejet silencieux.
Les invités peuvent être ajoutés manuellement à tout moment, y compris après l'envoi des invitations. Les colonnes supplémentaires (numéro de carte de presse, catégorie VIP) s'ajoutent au fichier sans que l'invité le perçoive.
Accompagnants tracés
Chaque accompagnant reçoit son propre QR code nominatif, rattaché à l'invité principal. Le suivi est individualisé.
Délégation
Attribuez un quota d'invitations à un contact qui les redistribue librement. Le maire de Metz délègue 20 places à son conseil municipal.
Catégories et groupes
Segmentez vos invités par catégorie (VIP, presse, partenaires) pour des communications ciblées et un accueil différencié le jour J.
Suivi de chaque invitation
Le rapport d'envoi trace chaque message du départ à l'ouverture. Les relances ciblent les invités qui n'ont pas encore répondu.
Rapport d'envoi détaillé
Pour chaque invitation : statut de délivrance, ouverture, clic sur le lien de réponse. Les blocages serveur (mailing black) sont identifiés.
Relances automatiques
Programmez des relances par statut de réponse : les invités qui n'ont pas répondu, ceux qui ont décliné, ceux dont le mail a rebondi.
Questions personnalisées
Régime alimentaire, choix d'atelier, besoin de transport : les réponses sont collectées à l'inscription et disponibles dans le back-office.
Jauge et liste d'attente
Définissez une capacité d'accueil. Les inscriptions se ferment automatiquement quand la jauge est atteinte. Liste d'attente activable.
Mini-site d'événement
Page vitrine avec programme, intervenants, plan d'accès Google Maps et formulaire d'inscription. Marque blanche possible.
QR code nominatif
Chaque invité reçoit un QR code unique, rattaché à son adresse mail et à son identité. Non transférable.
Après l'événement : remerciements et analyse
Envoyez des emails de remerciement ciblés aux invités présents. Partagez des photos, une vidéo ou un questionnaire de satisfaction. Le back-office filtre les destinataires par statut de présence, par catégorie ou par réponse à une question.
Le rapport complet (statistiques, taux de présence, liste des émargements) est exportable en PDF et en CSV. Il peut être envoyé automatiquement par mail à l'organisateur.
Pour votre DSI
Les emails partent depuis un domaine configurable (sous-domaine de votre organisation si souhaité). Hébergement France, conformité RGPD native, authentification SSO/CAS. Les pièces jointes sont limitées au carton d'invitation pour des raisons de cybersécurité.
Questions fréquentes
Si un invité transfère son invitation à quelqu'un d'autre ?
Le QR code est nominatif : il est rattaché à l'adresse mail et à l'identité de l'invité. Si le mail est transféré, le nom de l'invité original apparaît au moment du scan. Le contrôle physique se fait à l'accueil : QR code plus vérification d'identité. Sur des événements à forte exigence de sécurité, ce contrôle est systématique.
Un accompagnant sans adresse email (enfant) peut-il recevoir une invitation ?
L'adresse email du parent est utilisée avec un nom et un prénom différents pour l'enfant. Le parent reçoit tous les QR codes dans sa boîte mail. Chaque QR code reste nominatif et rattaché à l'identité de l'accompagnant.
Peut-on joindre un document à l'invitation ?
Le carton d'invitation personnalisé (avec le nom de l'invité et son QR code) peut être joint en pièce jointe. Les autres documents ne sont pas autorisés en pièce jointe pour des raisons de cybersécurité. L'alternative : insérer des liens sécurisés vers des documents hébergés de votre côté.
Peut-on personnaliser l'invitation au pixel ?
L'éditeur visuel permet de modifier la typographie, les images, la disposition et les couleurs. Les organisations qui disposent d'un graphiste peuvent intégrer directement du code HTML. Le système de templates gère plusieurs modèles par type d'événement ou par force invitante.
Que se passe-t-il si un invité ne répond pas ?
Les relances automatiques sont programmables par statut de réponse. Le rapport d'envoi indique pour chaque invitation si elle a été délivrée, ouverte et cliquée. Les rebonds et blocages serveur sont identifiés avec un motif explicite.
Peut-on envoyer des invitations en plusieurs langues ?
Les balises de publipostage sont multilingues. Un modèle d'invitation peut être créé par langue, et chaque invité reçoit la version correspondant à sa fiche. Les ambassades et organisations internationales utilisent cette fonctionnalité.
Voyez vos invitations prendre forme
Demandez une présentation personnalisée. Nous intégrons vos modèles et vous montrons le résultat sur vos cas concrets.