La solution
Check-in et émargement
L'application mobile Bienvenue Event émarge vos invités sur tablette ou smartphone, avec ou sans connexion internet. En production depuis 2013, éprouvée sur des milliers d'événements en conditions réelles.
Accueil fluide, file d'attente réduite
Le jour J, chaque poste d'accueil est équipé d'une tablette ou d'un smartphone avec l'application Bienvenue Event. L'hôtesse scanne le QR code nominatif de l'invité ou tape les trois premières lettres de son nom. L'émargement est immédiat.
L'application affiche le nom, la catégorie et les informations pertinentes de l'invité. Le statut passe de « attendu » à « présent » sur toutes les tablettes en temps réel. Aucun risque de doublon, même avec plusieurs postes d'accueil.
Scan QR code
Le QR code nominatif est scanné par la caméra de la tablette. Le nom de l'invité apparaît instantanément.
Recherche par nom
Trois lettres suffisent pour retrouver un invité. Les filtres par catégorie (VIP, presse, partenaires) affinent la recherche.
Anti-doublon automatique
Si un invité a déjà été émargé sur un autre poste, la tablette le signale. Aucune entrée en double.
Mode hors ligne : émargez sans réseau
L'application fonctionne sans connexion internet depuis 2015. Le Ministère de la Culture l'avait imposé dans son cahier des charges. Depuis, des centaines d'événements se sont déroulés en conditions dégradées : galeries souterraines, sites saturés par la foule, bâtiments protégés sans WiFi.
L'application stocke la liste des invités en local. Chaque émargement est enregistré sur l'appareil et synchronisé au retour du réseau. Aucune donnée n'est perdue, même après plusieurs heures hors ligne.
Synchronisation automatique
Dès que la connexion revient, les émargements locaux sont envoyés au serveur. Le back-office se met à jour en temps réel.
App native iOS et Android
L'application est native, pas une web-app. Elle fonctionne indépendamment du navigateur et de la qualité du réseau.
Éprouvée en conditions réelles
Sites historiques sans couverture réseau, événements en extérieur avec saturation, bâtiments aux murs épais : le mode hors ligne a fait ses preuves.
En chiffres
Suivi en temps réel depuis le back-office
L'organisateur voit l'état de l'accueil en direct : taux de remplissage, arrivées par catégorie, alertes VIP.
Taux de remplissage
Le back-office affiche en temps réel le nombre de présents, d'absents et le pourcentage de remplissage global.
Filtres par catégorie
Combien de journalistes sont arrivés ? Combien de VIP manquent ? Les filtres par groupe donnent une vision segmentée.
Alertes SMS VIP
Un invité prioritaire est émargé ? L'organisateur et son équipe reçoivent un SMS immédiatement. Configurable par catégorie.
Multi-émargement
Gala le soir, ateliers le lendemain : chaque session a son propre émargement, avec sa jauge et ses horaires.
Ajout de dernière minute
Un invité hors liste se présente ? L'hôtesse l'ajoute directement depuis la tablette, avec génération immédiate d'un QR code.
Signature manuscrite
L'invité signe avec le doigt ou un stylet sur la tablette. La signature est horodatée et géolocalisée, exportée dans le rapport.
Pour votre DSI
L'app mobile ne stocke aucune donnée personnelle après la fin de l'événement. Les données en transit sont chiffrées. L'authentification SSO/CAS est supportée sur le back-office. Hébergement France, conformité RGPD.
Questions fréquentes
L'application fonctionne-t-elle sans internet ?
Le mode hors ligne est intégré depuis 2015, à la demande du Ministère de la Culture. L'application stocke la liste complète des invités en local. Chaque émargement est enregistré sur l'appareil et synchronisé automatiquement au retour du réseau. Aucune donnée n'est perdue, même après plusieurs heures sans connexion.
Que faire si un invité n'est pas sur la liste ?
Le mode kiosque permet d'ajouter un invité directement depuis la tablette le jour J. L'hôtesse saisit son nom et ses coordonnées, et un QR code est généré sur place. L'invité apparaît dans la liste de présence et dans le rapport final.
Comment éviter les doublons entre plusieurs postes d'accueil ?
Toutes les tablettes se synchronisent en temps réel. Si un invité a déjà été émargé sur un poste, les autres postes le voient immédiatement. L'anti-doublon est automatique : il est impossible d'émarger deux fois le même invité, même sur des appareils différents.
Peut-on émarger sur plusieurs sessions (ateliers, gala) ?
Le multi-émargement permet de créer plusieurs sessions par événement : un émargement principal, des sous-émargements par atelier ou par activité, chacun avec sa propre jauge et ses horaires. Les rapports intermédiaires sont disponibles pour chaque session.
L'app fonctionne sur quels appareils ?
L'application est disponible sur iOS et Android, pour tablettes et smartphones. Elle est gratuite sur l'App Store et le Google Play Store. La prise en main est rapide : les agences d'hôtesses l'utilisent sans formation préalable.
Comment gérer l'accueil VIP ?
Les alertes SMS sont configurables par catégorie d'invité. Dès qu'un VIP est émargé, l'organisateur et les membres de son équipe reçoivent un SMS avec le nom de l'invité. Les filtres de l'application permettent de voir en temps réel quels VIP sont arrivés et lesquels sont encore attendus.
Testez l'application sur vos cas d'usage
Demandez une présentation personnalisée. Nous simulons un check-in en direct avec vos scénarios.